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一、 成立策劃工作小組
策劃主管
負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個(gè)小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂
策劃人員
負(fù)責(zé)編擬會展項(xiàng)目計(jì)劃
文案撰寫人員
負(fù)責(zé)撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等
美術(shù)設(shè)計(jì)人員
負(fù)責(zé)各類各種類型視覺形象設(shè)計(jì)，如廣告設(shè)計(jì)、展示空間設(shè)計(jì)，此負(fù)責(zé)人要求能熟練運(yùn)用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等軟件
市場調(diào)查人員
負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報(bào)告
媒體聯(lián)絡(luò)人員
進(jìn)行媒體宣傳推廣
二、 進(jìn)行市場調(diào)查與分析
會展市場調(diào)查與分析是會展策劃的基礎(chǔ)。其針對的內(nèi)容也十分廣泛，主要包括五個(gè)方面：1.產(chǎn)業(yè)環(huán)境；2.目標(biāo)市場；3.政策法規(guī)；4.同類會展；5.自身資源。
三、制定會展項(xiàng)目的行動方案
制定一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的方案是會展項(xiàng)目順利開展的重要前提，選擇合適的時(shí)間，合適的地點(diǎn)，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內(nèi)容。
會展策劃方案具體化，應(yīng)形成一個(gè)可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容：會展項(xiàng)目的目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)會展項(xiàng)目目標(biāo)的環(huán)境、會展項(xiàng)目營銷戰(zhàn)略要素、會展相關(guān)活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實(shí)施的附加條件。
設(shè)計(jì)行動日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會展項(xiàng)目的行動日程必須精心設(shè)計(jì)，策劃方案的制作、方案的實(shí)施不得延誤，每個(gè)步驟的開始和結(jié)束都應(yīng)有時(shí)間的規(guī)定和限制，以保證方案的實(shí)施能夠順利進(jìn)行，否則就會嚴(yán)重影響會展的成功舉辦。
四、制定預(yù)算方案
制定一份會展項(xiàng)目預(yù)算方案一般包括的內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：
⒈場地費(fèi)用；
⒉行政管理費(fèi)用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費(fèi)用等；
⒊宣傳推廣費(fèi)用；
⒋招展、招商費(fèi)用
⒌相關(guān)活動經(jīng)費(fèi)；
⒍其他。
會展項(xiàng)目收入來源：
⒈會務(wù)費(fèi)或展位費(fèi)收入；
⒉門票收入；
⒊企業(yè)贊助收入；
4.廣告位租賃費(fèi)用收入(宣傳費(fèi)用收入)；
5.其他。
五、撰寫項(xiàng)目策劃方案
撰寫會展項(xiàng)目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動方案、效益預(yù)測、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。其可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書、項(xiàng)目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次展前、展中以及展后的所有策劃文案。
六、評估與修正
評估與修正的內(nèi)容主要包括項(xiàng)目評估、階段考評、最終考評和反饋改進(jìn)等內(nèi)容。
